着工前に施主様へ最新の図面を送る、協力会社に設計データを共有する、竣工後に書類一式を引き渡す。建設・不動産の現場では、大きなファイルを複数の関係者とやり取りする場面が頻繁にあります。
そのたびに「メールに添付しようとしたら容量オーバーで送れなかった」「USBメモリで持参したけれど、データが最新かどうか不安だった」といった経験はありませんか。
建設・不動産ならではのファイル共有の特性
ファイルが大きく、種類も多い
建築図面・設計データ・仕様書・竣工写真など、建設・不動産の業務で扱うファイルは容量が大きくなりがちです。CADデータや高解像度のPDFは数十MBを超えることも珍しくなく、メールへの添付では対応できないケースが多くあります。
関係者が多く、やり取りの相手がその都度変わる
施主・設計事務所・施工会社・協力業者・不動産仲介会社など、一つの案件にかかわる人は多岐にわたります。その都度、異なる相手にファイルを送る必要があり、相手がファイル共有サービスに慣れていない場合もあります。
図面・設計データは機密性が高い
建物の内部構造や敷地情報を含む図面は、取り扱いに注意が必要な情報です。送り先を間違えたり、URLが関係のない人に渡ったりしないよう、セキュリティ面でも配慮が求められます。
こういう場面で活用できます
施主様への図面・仕様書の送付
設計の確認や変更が発生するたびに最新の図面を届ける必要があります。ファイル転送サービスを使えば、大容量のPDFもURLひとつで送れます。有効期限を設定しておくことで、古い図面のURLが後から開かれるリスクも減らせます。
協力会社・施工会社への設計データ共有
施工に必要なCADデータや仕様書を協力会社に渡す場面でも活用できます。相手がファイル共有サービスのアカウントを持っていなくても、URLとパスワードがあればダウンロードできるため、手間をかけさせません。
竣工書類・引き渡し資料の一括送付
竣工時には、完成図書・取扱説明書・保証書など複数のファイルをまとめて引き渡す必要があります。キャビネットに必要なファイルをまとめてアップロードしておけば、URLひとつで受け渡しが完了します。
相手はURLにアクセスするだけで受け取れる
受け取る側は、オクルリンクへの会員登録は必要ありません。送られてきたURLにアクセスして認証を行うだけで、ファイルをダウンロードできます。
施主や不動産仲介会社の担当者など、ファイル共有サービスに慣れていない相手でも、特別な操作なく受け取れるのが実際の業務では助かるポイントです。
パスワードや認証コードの設定も送る側で選べるため、図面のような機密性の高いファイルにはしっかりとした認証を設けることができます。
まとめ
建設・不動産の現場では、大容量ファイルを複数の相手に安全に届ける場面が多くあります。オクルリンクにお任せください。
- CADデータ・高解像度PDFなど大容量ファイルも送れる
- 相手の会員登録は不要で、URLにアクセスするだけで受け取れる
- パスワード・認証コードで図面機密性の高いファイルを保護できる
- 有効期限を設定することで、古いURLからのアクセスを防げる