オクルリンクを使い続けていると、キャビネットの数がどんどん増えていきます。「あのクライアントに送ったファイル、どこだっけ？」と一覧をスクロールして探した経験はありませんか。
この記事では、キャビネット一覧をすっきり整理して、必要なファイルをすぐに見つけられる方法をご紹介します。
キャビネットをキーワードで検索する
キャビネット一覧の上部には検索ボックスがあります。キャビネットのタイトルに含まれるキーワードで絞り込むことができるため、件数が多くなってもすぐに目的のキャビネットを見つけられます。
検索を活かすには、タイトルの付け方が重要
検索はキャビネットのタイトルを対象にしています。タイトルに案件名・クライアント名・日付などを含めておくと、後から検索したときにすぐヒットします。
例えば「〇〇社_素材納品_0201」のように付けておくと、「〇〇社」で検索するだけで関連するキャビネットを一覧できます。
キャビネット管理のコツ
タイトルに「クライアント名＋案件名」を入れる
「〇〇社_ロゴデータ」「△△プロジェクト_最終版」のように、クライアント名と案件名を組み合わせるのが基本です。後から見返したときに内容が一目でわかり、検索にも引っかかりやすくなります。
日付を末尾に付けて時系列を把握する
同じクライアントへの納品が複数回ある場合は、タイトルの末尾に日付を付けておくと整理しやすくなります。「〇〇社_修正版_0510」のように付けることで、最新がどれかが一目で分かります。
オクルとウケトルでタイトルの命名ルールを統一する
オクルキャビネット（送る）とウケトルキャビネット（受け取る）の両方を使っている場合は、命名のルールを揃えておくと管理が楽になります。チームで利用している場合は、命名規則を共有しておくとよいでしょう。
キャビネットを検索する手順
STEP 1：キャビネット一覧を開く
オクルリンクにログインして、キャビネット一覧画面を開きます。
STEP 2：検索ボックスにキーワードを入力する
一覧上部の検索ボックスに、クライアント名や案件名などのキーワードを入力します。
STEP 3：該当するキャビネットを確認する
入力したキーワードに一致するキャビネットが表示されます。目的のキャビネットを開いてファイルを確認します。
まとめ
キャビネットが増えてきても、タイトルの付け方を工夫しておけば検索でスムーズに見つけられます。
- タイトルにクライアント名・案件名・日付を入れておく
- 検索ボックスでキーワードを絞り込む
- チームで使うときは命名ルールを統一する