オクルリンクには、キャビネットにタグを付けて整理できる機能があります。キャビネットの数が増えてきたとき、タグをうまく使うと目的のキャビネットをすぐに見つけられるようになります。
この記事では、タグ機能の基本的な使い方と、整理しやすくなるタグの付け方のコツをご紹介します。
タグ機能とは
タグとは、キャビネットに付けるラベルのようなものです。顧客名・担当者名・案件の種類など、自分で決めたキーワードをタグとして登録しておくことで、後から関連するキャビネットをまとめて確認しやすくなります。
タグはオクルキャビネット（送る）・ウケトルキャビネット（受け取る）の両方に付けられます。一つのタグを複数のキャビネットに使い回せるため、「〇〇社」というタグを作っておけば、そのクライアントに関わるすべてのキャビネットにタグを付けることができます。
タグの活用例
顧客名でタグを付ける
「〇〇社」「△△事務所」のように顧客名をタグにしておくと、特定のクライアントに関わるキャビネットをまとめて把握できます。取引先ごとのやり取りを振り返りたいときに便利です。
担当者名でタグを付ける
チームで複数の担当者がキャビネットを作成している場合、担当者名をタグにしておくと、誰が作成したキャビネットかを一目で確認できます。
案件の種類でタグを付ける
「納品」「受取」「修正対応」のように案件の種類をタグにする方法もあります。用途別にキャビネットを分類でき、後から特定の種類のキャビネットだけを確認したいときに役立ちます。
タグの使い方
STEP 1：キャビネットを開く
タグを付けたいキャビネットを開きます。
STEP 2：タグを追加する
キャビネットの編集画面にあるタグ入力欄に、付けたいタグ名を入力して追加します。すでに登録済みのタグはクリックするだけで選択できます。
STEP 3：保存する
タグの追加・変更は、キャビネットの保存ボタンを押したときにまとめて反映されます。入力しただけでは保存されないため、必ず保存してください。
タグ運用のポイント
チームで使うときはタグ名のルールを決めておく
複数のメンバーでオクルリンクを使っている場合、タグ名のつけ方がバラバラになると管理しにくくなります。「顧客名は正式名称で付ける」「案件タグは〇〇の形式にする」など、チーム内でルールを共有しておくとスムーズです。
タグを削除すると他のキャビネットからも消える
一つのタグを削除すると、そのタグを使っているすべてのキャビネットからも削除されます。不要なタグを整理する際は、他のキャビネットへの影響を確認してから削除しましょう。
まとめ
タグを活用することで、キャビネットの数が増えても管理しやすくなります。
- 顧客名・担当者名・案件種別などをタグにして整理できる
- タグはオクル・ウケトル両方のキャビネットに付けられる
- チームで使うときはタグ名のルールを統一しておくと管理しやすい
- タグの削除は他のキャビネットにも影響するため注意が必要