ファイル転送サービスを使ってファイルを送ろうとしたとき、相手から「使ったことがないのでわからない」「登録が必要ですか？」と聞かれたことはありませんか。
ファイル転送サービスに慣れていない相手への案内は、送る側にとって悩みになりやすいポイントのひとつです。
この記事では、ファイル転送サービスを初めて使う相手に伝えるべきポイントと、案内するときのコツを解説します。
相手が感じやすい疑問と不安
アカウント登録が必要なの？
ファイル転送サービスと聞くと、「受け取る側も登録しなければならないのでは」と思う方は少なくありません。
ファイル転送サービスによって異なりますが、受け取る側のアカウント登録が不要なサービスもあります。
あらかじめ「登録は不要です」と伝えるだけで、相手の不安をひとつ解消できます。
何を入力すればいいの？
ダウンロードURLにアクセスすると、パスワードやワンタイムパスワード（OTP）の入力を求められることがあります。
初めて使う方にとっては、「どの画面で何を入力するのか」「どこからコードが届くのか」がわからず、途中で止まってしまうことがあります。
URLを開くだけでダウンロードできるの？
URLをクリックすれば、すぐにファイルをダウンロードできると思っている方もいます。
セキュリティ対策として、URLへのアクセス後にパスワードやワンタイムパスワードなどの認証を求めるサービスもあります。
事前に「URLを開いた後、いくつか操作があります」と伝えておくと、相手が慌てずに対応できます。
受け取る側の手順（オクルリンクの場合）
オクルリンクを例に、ファイルを受け取る側の手順を紹介します。
- 届いたメールに記載されたダウンロードURLを開く
- 送る側から案内されたダウンロードパスワードを入力する
- 受取人として指定されたメールアドレスに届くワンタイムパスワード（OTP）を入力する
- ファイル一覧からダウンロードする
受け取る側はオクルリンクへのアカウント登録は不要です。
また、送る側が指定した受取人のメールアドレス宛にワンタイムパスワード（OTP）が届くため、ダウンロード画面でメールアドレスを入力する必要はありません。
案内するときのポイント
「アカウント登録は不要です」を最初に伝える
「登録が必要なのでは？」と不安に感じる相手もいるため、URLを送る前に「オクルリンクへのアカウント登録は不要です」と一言添えておくと、安心して操作してもらいやすくなります。
パスワードは別の手段で伝える
パスワードとダウンロードURLを別の手段で伝えることで、URLとパスワードが同じメールにまとまらないようにする方法があります。
電話やLINEなど、ダウンロードURLとは別の手段でパスワードを伝える方法があります。
「パスワードは別途ご連絡します」と一言添えておくと、相手が困らずに済みます。
認証コードのメールが届くことを事前に伝える
URLにアクセスすると、受取人として指定されたメールアドレスにワンタイムパスワード（OTP）が届きます。初めて受け取る方は「なぜメールが届いたのか」と戸惑うことがあります。
「URLを開くと認証コードがメールで届きますので、そちらを入力してください」と事前に案内しておくと、相手がスムーズに操作できます。
まとめ
ファイル転送サービスを初めて使う相手への案内では、以下のポイントを押さえておくと安心です。
- 「アカウント登録は不要です」を先に伝える
- パスワードはURLとは別の手段で伝える
- URLを開いた後に認証コードの入力があることを事前に案内する
- 手順を簡単に説明した一言を添えてURLを送る
相手が初めてでも戸惑わずに受け取れるよう、一手間添えることがスムーズなやり取りにつながります。