ファイル転送サービスは「ファイルを送るためのもの」というイメージが強いかもしれません。
しかし「取引先からファイルを受け取る」ためにも活用できます。
この記事では、ファイル転送サービスのウケトル機能を使って取引先からファイルを受け取る方法と、そのメリットを解説します。
取引先からファイルを受け取る場合は、ウケトル機能でアップロード用URLを作成し、取引先にファイルをアップロードしてもらえます。オクルリンクでは、取引先側のアカウント登録は不要です。
取引先からファイルを受け取るときの課題
取引先から書類や素材ファイルを受け取る際、こんな状況になったことはないでしょうか。
- メール添付では容量制限があり、複数回に分けて送ってもらう必要がある
- 複数の取引先から届いたファイルがメールに混在して管理しにくい
- どの取引先からファイルが届いていて、どこからの提出がまだなのかを把握するのが手間になる
- 取引先に「どうやって送ればいいですか？」と聞かれる
こうした手間を減らす方法のひとつが、ファイル転送サービスのウケトル機能です。
ウケトル機能とは
ウケトル機能は、自分がファイルを受け取るための専用URLを作成し、取引先にそのURLを送ることで、相手にファイルをアップロードしてもらう仕組みです。
オクルリンクの場合、以下のような流れになります。
- オクルリンクにログインし、ウケトルキャビネットを新規作成する
- ファイルをアップロードしてもらう取引先のメールアドレスを指定し、アップロード用URLを送る
- 取引先がURLにアクセスし、認証後にファイルをアップロードする
- アップロードが完了したら、ダッシュボードから確認・ダウンロードする
取引先側はオクルリンクへのアカウント登録は不要です。届いたURLにアクセスして認証を行った後、ファイルをアップロードします。
案件ごとに管理できる
ウケトルキャビネットはキャビネット単位で管理できるため、案件ごと・取引先ごとに分けて受け取ることができます。
メールでファイルを受け取る場合と比較すると、受信メールにファイルが埋もれることなく、キャビネット単位でファイルを整理・確認できます。
タグ機能を使って取引先名や担当名などのタグを付けておけば、キャビネットを絞り込んで探すこともできます。
セキュリティ面の安心感
ウケトルキャビネットのURLはランダムに生成されるため、URLを推測されにくい仕組みになっています。また、アクセス時にはワンタイムパスワード（OTP）による認証が行われるため、指定したメールアドレスの利用者にアップロードを制限できます。
取引先から機密性の高いファイルを受け取る場合にも、認証などのセキュリティ機能を備えたファイル転送サービスを活用できます。
まとめ
ファイル転送サービスのウケトル機能を使うことで、取引先からのファイル受け取りをよりスムーズに管理できます。
- メール添付の容量制限を気にせず、大容量のファイルを受け取れる
- 案件ごとにキャビネットを分けて整理できる
- 取引先はアカウント登録不要で送れる
- OTP認証（ワンタイムパスワード）により、指定したメールアドレスを利用する相手にアップロードを制限できる
「送る」だけでなく「受け取る」場面でも、ファイル転送サービスを活用してみてください。
よくある質問
Q. 取引先もオクルリンクへの登録が必要ですか？
いいえ。ウケトルキャビネットを利用してファイルをアップロードする取引先側のアカウント登録は不要です。
Q. 取引先はどうやってファイルを送りますか？
送る側から案内されたアップロード用URLにアクセスし、認証後にファイルをアップロードします。
Q. 複数の取引先からファイルを受け取れますか？
はい。ウケトルキャビネットを利用して、複数の相手からファイルを受け取る運用ができます。