ファイルを社外の相手に届けたいとき、「相手にアカウント登録をしてもらうのは手間をかけてしまう」と感じることはありませんか。
オクルリンクのオクルキャビネットを使えば、受け取る側がオクルリンクへの会員登録なしでファイルをダウンロードできます。
この記事では、オクルキャビネットを使ってファイルを送る手順と、受け取る側の操作の流れ、活用のポイントを解説します。
オクルキャビネットとは
オクルキャビネットは、オクルリンクのファイル送信機能です。送る側がファイルをアップロードしてURLを発行し、受け取る側がそのURLにアクセスしてダウンロードします。
送る側はオクルリンクへのログインが必要ですが、受け取る側はオクルリンクのアカウントを持っていなくても利用できます。受け取る側はメールに届いたURLにアクセスして、本人確認（パスワード＋ワンタイムパスワード認証）を通過するとダウンロードできます。URLにアクセスした後、認証を経てダウンロードする仕組みになっています。
送る側の手順
STEP 1: ログインしてオクルキャビネットを新規作成する
オクルリンクにログインし、ダッシュボードから「オクルキャビネット」を選んで新規作成します。送る側のアカウント登録・ログインは必須です。
STEP 2: タイトル・有効期限・セキュリティタイプを設定する
キャビネットの名前（タイトル）と有効期限、セキュリティタイプを設定します。有効期限はフリープランで最大15日、有料プランでは最大60日または90日です。セキュリティタイプは、パスワードと本人確認コードを利用するのがおすすめです。
STEP 3: 受け取る相手のメールアドレスを入力してファイルをアップロードする
送る相手のメールアドレスを入力し、送りたいファイルをアップロードします。フリープランでは、1ファイルあたり最大2GB、合計5GBまでアップロードできます。受取人はフリープランで最大2名まで設定できます。
STEP 4: URLメールを送信し、パスワードを別の手段で相手に伝える
設定が完了したら「送信」します。相手のメールアドレスにダウンロード用のURLが届きます。パスワードは、ダウンロードURLを送ったメールとは別の手段で伝えるようにしましょう。電話・チャット・別のメールなど、URLとは別の手段で伝えることでセキュリティを高められます。
受け取る側の流れ（参考）
受け取る側がどのような手順でダウンロードするかを把握しておくと、相手への案内もスムーズになります。
- 届いたメールに記載されたダウンロードURLをクリックする
- 送る側から別途伝えられたパスワードを入力する
- 自分のメールアドレスに届いたワンタイムパスワード（本人確認コード）を入力する
- ファイル一覧が表示されるので、ダウンロードするファイルを選択する
受け取る側はオクルリンクのアカウント登録なしでこの手順を進められます。スマートフォンのブラウザからも操作できます。
活用のポイント
パスワードはURLと異なる手段で伝える
URLとパスワードを同じメールで送ると、メールが第三者に見られた場合に両方の情報が漏えいするリスクがあります。URLはメールで送り、パスワードは電話・SMS・チャットなど別の手段で伝えることで、セキュリティを高められます。
有効期限を業務の期日に合わせて設定する
有効期限は、相手が確実にダウンロードできる期間を考慮して設定しましょう。短すぎると相手がアクセスできないままになることがあり、長すぎるとURLを利用できる期間が長くなり、不要なアクセス機会が増える可能性があります。案件の期日を目安に、適切な期間を選ぶことが大切です。
ダウンロード履歴で相手が受け取ったかを確認できる
オクルキャビネットには、相手がいつダウンロードしたかを確認できるダウンロード履歴の機能があります。ダッシュボードからダウンロード履歴を確認することで、相手が受け取ったかどうかを把握できます。
まとめ
オクルキャビネットを使えば、受け取る側がオクルリンクの会員登録なしでファイルをダウンロードできます。
- 送る側はオクルリンクへのログインが必要（受け取る側は登録不要）
- 受け取る側はURLにアクセスして認証を行うだけでダウンロードできる
- パスワードはURLと別の手段で伝えるとセキュリティが高まる
- ダウンロード履歴で相手が受け取ったかどうかを確認できる
- 有効期限を設定することで、不要になったURLへのアクセスを制限しやすくなる