ファイルを送った後、「相手はもうダウンロードしてくれただろうか」と気になることはありませんか。
「受け取りましたか？」とその都度確認の連絡をするのは、相手の負担になってしまうことがあります。かといって確認しないまま放置するのも、業務の進行が気になるところです。
オクルリンクのオクルキャビネットには、相手がいつファイルをダウンロードしたかを確認できる機能があります。この記事では、その確認方法と活用のポイントを紹介します。
ダウンロード状況でわかること
オクルキャビネットの詳細パネルでは、受取人ごとのダウンロード状況を確認できます。
誰がいつダウンロードしたかを把握できるため、「受け取りましたか？」という確認連絡の手間を減らせます。
複数の受取人にURLを送った場合も、それぞれのダウンロード状況を個別に確認できます。まだダウンロードされていない場合は、有効期限内であれば期限を延長してURLを再送するといった対応が取れます。
ファイルごとのダウンロード状況も確認できます。
複数のファイルをまとめて送った場合でも、どのファイルがダウンロードされたのかを詳細に把握できます。
確認の手順
STEP 1: ダッシュボードから、対象のキャビネットを開く
オクルリンクにログインし、ダッシュボードから、ダウンロード状況を確認したいオクルキャビネットを選択します。
STEP 2: 詳細パネルでダウンロード状況を確認する
キャビネットの詳細パネルを開くと、受取人ごとのダウンロード状況が表示されます。ダウンロード済みの場合は日時が記録されており、まだダウンロードされていない場合は、「(未DL)」と表示されます。
こんな場面で役立ちます
納品後の確認連絡を減らしたいとき
クライアントへのデータ納品後、「届きましたか？」という確認メールのやり取りを省けます。ダウンロード履歴を確認することで、ファイルがダウンロードされたことを把握できるため、不要なやり取りを減らせます。
複数人に同時送信したとき
社内の複数メンバーや複数のクライアントに同じファイルを一括送信した場合でも、誰がまだダウンロードしていないかを個別に確認できます。まだダウンロードしていない相手にだけ個別に連絡するといった対応を行いやすくなります。
有効期限切れ前の確認に
有効期限が近づいているキャビネットのダウンロード状況を確認し、まだ受け取れていない相手がいる場合は期限延長の対応を取るといった使い方ができます。期限が切れてからの対応になると、期限を延長してURLを再送するなど送り手側の手間が生じます。事前に状況を把握しておくと安心です。
まとめ
オクルリンクのオクルキャビネットは、ファイルを送るだけでなく、その後のダウンロード状況もダッシュボードから確認できます。
- 受取人ごとにいつダウンロードされたかを確認できる
- ファイルごとのダウンロード状況も把握できる
- 複数人に送った場合も、誰が受け取れていないかを個別に確認できる
- 「受け取りましたか？」の確認連絡の手間を減らせる