ファイルを安全に相手に届けるとき、「パスワードをかけて送る」方法と「ワンタイムパスワード（OTP）認証で本人確認をする」方法があります。
どちらも認証を用いたファイル共有ですが、仕組みとセキュリティレベルには違いがあります。
この記事では、両者の特性を整理し、どのような場面でどちらが適しているかを解説します。
パスワード付き共有の特性
メリット
- 設定がシンプルで手軽
- メールを利用できる環境であれば導入しやすい
- パスワードを変更することで同じURLを使い回せる
デメリット
- パスワードを別途伝えるための連絡が必要になる（メール・電話・チャットなど）
- URLとパスワードの両方が漏れた場合、誰でもアクセスできる
- パスワードが使い回されたり、第三者に転送されたりするリスクがある
- 誰がダウンロードしたかを特定する手段がない
OTP認証型URL共有の特性
OTP（ワンタイムパスワード）認証とは、ファイルへアクセスする際に、指定したメールアドレス宛へワンタイムコードを送信し、そのコードを入力して認証を行う仕組みです。
URLが漏れても、そのメールアドレスにアクセスできる人でなければコードを取得できません。
メリット
- URLが第三者に渡っても、OTPなしではアクセスできない
- 指定したメールアドレスを受信できる利用者のみ認証を通過できるため、本人確認の精度を高められる
- パスワードを別途伝える必要がない（OTPはメールで自動送信）
- サービスによっては、認証したメールアドレスやダウンロード日時を確認できる
デメリット
- 受け取る側がOTP入力という手順を踏む必要がある
- メールが届かない環境（迷惑メールフォルダ等）では手間が増えることがある
比較表
| 比較項目 | パスワード付き共有 | OTP認証型 |
|---|---|---|
| URLが漏れた場合 | パスワードも漏れると誰でもアクセス可 | OTPがなければアクセス不可 |
| パスワードの伝達 | 別途連絡が必要 | 不要（OTPはメールに届く） |
| 本人確認の強度 | パスワードのみ | メールアドレス所有者の確認が可能 |
| ダウンロード履歴の確認 | できない場合が多い | 確認できる |
| 受け取る側の手間 | やや少ない | OTP入力が必要 |
どちらを選ぶか
社内の一般的なファイル共有にはパスワード付きでも十分な場合がある
社内メンバー間の共有や、機密性の低いファイルを素早く届けたい場合は、パスワード付き共有でも問題ない場面が多くあります。相手がツールに慣れていない場合も、パスワード入力だけなら操作の負担が少ないです。
社外・取引先への共有はOTP認証型が安心
取引先や顧客へ機密性の高いファイルを送る場合は、ワンタイムパスワードのほうがより確実な本人確認ができます。
URLが転送されても、指定したメールアドレスでワンタイムパスワードを通過できる利用者以外はアクセスできません。万が一のときのダウンロード履歴も確認でき、説明責任を果たしやすくなります。
オクルリンクでは、「パスワード＋OTP認証（ワンタイムパスワード）」の設定と「ワンタイムパスワードのみ」の設定を選択できます。用途に応じて使い分けることが可能です。
まとめ
パスワード付き共有とOTP認証型のURL共有は、どちらも認証を使うファイル共有ですが、安全性の仕組みが異なります。
- パスワード付き共有はシンプルだが、URLとパスワードが両方漏れると誰でもアクセスできる
- OTP認証型はURLが漏れても、指定したメールアドレスで認証を通過できなければアクセスできない
- 社外への機密ファイル送信にはOTP認証型を選ぶとより安全