採用担当者が応募者から書類を受け取る際のウケトルキャビネット活用法

採用活動では、複数の応募者からエントリーシートや職務経歴書、ポートフォリオなどのファイルを受け取る機会があります。
応募者のITリテラシーはさまざまで、どのような方法で書類を受け付けるかは採用担当者にとって悩みどころです。オクルリンクのウケトルキャビネットは、そのような場面で活用しやすい機能です。

採用担当ならではの書類収集の特性

採用活動における書類収集には、いくつかの特性があります。
職務経歴書やポートフォリオはファイルサイズが大きくなることがあり、メール添付では送れない場合もあります。また、複数の選考段階で追加資料の提出をお願いするケースもあります。

応募者とのやり取りは、採用担当者にとって初回のコミュニケーションとなる場合がほとんどです。「書類を送ってください」と依頼するとき、複雑なツールの登録や操作を求めると、応募者の負担になる場合があります。できるだけシンプルな手順で書類を送れる仕組みが求められます。

また、受け取った書類には個人情報が含まれるため、セキュリティの観点からもオープンなリンク共有よりも認証機能を備えた受け取り方法が望まれます。

応募者ごとにウケトルキャビネットを作成し、それぞれの応募者へアップロード用URLをメールで送信できます。応募者はオクルリンクのアカウント登録なしでURLからファイルをアップロードできます。採用担当者は自分のダッシュボードから、誰からどのファイルが届いたかを確認してダウンロードできます。

デザイナーやエンジニア職の採用では、作品ファイルや参考資料のサイズが数百MB〜数GBになることがあります。メール添付では対応しきれないサイズのデータも、ウケトルキャビネットを使えば受け取れます。受け取り可能なファイルサイズの上限は、ご利用のプランによって異なります。

面接後や内定後に追加書類（資格証明書・経歴証明など）の提出をお願いする際にも活用できます。一度作成したウケトルキャビネットは有効期限の範囲内で再利用でき、追加書類も同じURLを利用して受け取ることができます。

採用担当者がウケトルキャビネットを作成し、応募者のメールアドレスを指定して、アップロードURLを送信するだけです。応募者はオクルリンクへの会員登録なしで、届いたURLにアクセスして書類をアップロードできます。

ただし、URLにアクセスするだけでアップロードができるわけではなく、本人確認のための認証（OTP認証など）を経る必要があります。これにより、指定した応募者本人以外によるアップロードURLの利用を防ぎます。送られた書類はアップロード完了後、採用担当者のダッシュボードから確認・ダウンロードできます。

採用活動における書類収集は、相手が多様で書類の種類もさまざまです。ウケトルキャビネットを使うことで、以下のような形で対応できます。