作業フォルダをそのままZIPに圧縮して送信した。
「これで一式お届けできた」と思っていたところ、相手からの返信で初めて気づきます。
「あのフォルダ、別のクライアントのファイルが入っていませんでしたか？」
フォルダを圧縮して送る際、中に不要なファイルが混入してしまうことがあります。一度送ってしまったファイルは取り消せないため、気づいたときの焦りは大きなものです。
こんなヒヤリ、ありませんか？
作業フォルダごと圧縮したら、別のクライアントのファイルが一緒に入っていた
複数の案件を同じフォルダで管理していたため、関係のないクライアントのファイルまで含まれた状態で圧縮してしまった。受け取った相手から「別の会社の名前のファイルが入っていた」と連絡が来て初めて気づいた。
前の案件のフォルダを削除し忘れたまま圧縮していた
整理のつもりで作業フォルダにまとめて入れていたが、終わった案件のフォルダを削除せずに放置していた。新しい案件のファイルを追加してそのまま圧縮・送信してしまい、関係のないファイルも届いてしまった。
送った後でZIPを自分でも展開して確認したら、見覚えのないファイルが入っていた
送付後にふと確認のためZIPを展開してみたところ、今回の案件とは無関係なファイルが入っていることに気づいた。相手はすでに受け取っているため、誤って届いたファイルについて確認する連絡を入れることになった。
なぜフォルダ圧縮で混入が起きやすいのか
フォルダを圧縮するとき、中のファイルを1つ1つ確認することは少なく、「このフォルダに入っているものを全部まとめて送ろう」という感覚で操作することがほとんどです。複数案件を同じ場所で管理していたり、整理が追いついていないときに、気づかないうちに余分なファイルが含まれやすくなります。
ファイル名だけを見て中身を確認せずに圧縮・送信することも多く、混入に気づくのが送付後になるケースが少なくありません。また、一度送信すると、相手側ですでにダウンロード・閲覧されている可能性があるため、送付前の確認が重要です。
対策：送る前にできること
送付用のフォルダを案件ごとに分けて管理する
作業フォルダと送付用フォルダを分けておくと、圧縮時の混入リスクを減らせます。送るファイルだけを専用フォルダに移してから圧縮することで、不要なファイルが含まれにくくなります。
圧縮前に中身を一覧で確認する
フォルダを圧縮する前に、フォルダの中身を一覧で確認する習慣をつけると、ミスを防ぎやすくなります。ファイルの数・名前・更新日時を見るだけでも、関係のないファイルが混じっていないかチェックできます。
ファイルを1件ずつ選んで送る方法を検討する
フォルダごと圧縮する代わりに、ファイルを1件ずつ選んで送信する方法に切り替えると、フォルダの中身に関係なく「これだけを届ける」という意図を明確にできます。ZIP化によるフォルダ単位の混入リスクを減らしやすくなります。
まとめ
フォルダごとの圧縮は手軽な反面、中身を見落としやすく、別案件のファイルが混入するリスクがあります。
- フォルダごと圧縮すると、意図しないファイルが含まれやすい
- 一度送ったファイルは取り消せないため、送付前の確認が重要
- 送付用フォルダを分けておくと、混入リスクを減らしやすい
- 送るファイルを1件ずつ選んで届けられる方法も有効な手段のひとつ
オクルリンクでは、送りたいファイルを個別に選んでアップロードできるため、フォルダごと圧縮する必要がありません。
フォルダ単位でまとめて送る運用と比べて、不要ファイルの混入にも気づきやすくなります。