納品物や報告書など、複数のファイルをまとめて相手に送りたいとき、メールで1件ずつ添付するのは手間がかかります。ファイルをZIPに圧縮してから送る方法もありますが、相手が展開できなかったり、どのファイルが何かわかりにくくなることもあります。
この記事では、オクルリンクを使って複数ファイルをまとめて送る手順と、キャビネット管理のポイントを解説します。
複数ファイルをまとめてアップロードできる
オクルリンクでは、1つのキャビネット（送付用のスペース）に複数のファイルをまとめてアップロードできます。
相手には1つのURLをメールで送信します。受け取る側はそのURLにアクセスし、認証を行うとファイルを確認・ダウンロードできます。
ZIPに圧縮する必要はなく、そのままファイルをアップロードして届けられます。受け取る側はダウンロード画面でファイルの一覧を見ながら、必要なものをダウンロードできます。
複数ファイルをまとめて送る手順（オクルキャビネット）
以下は、相手にファイルを送るためのオクルキャビネットの手順です。
相手からファイルを受け取りたい場合は、ウケトルキャビネットを使います。
STEP 1: キャビネットを作成する
オクルリンクにログインし、新規キャビネットを作成します。タイトル・ダウンロード有効期限・セキュリティタイプを設定してください。
STEP 2: 複数のファイルをアップロードする
送りたいファイルをまとめて選択し、アップロードします。種類の異なるファイルを一度にアップロードできます。
STEP 3: 受け取る側のメールアドレスを指定してURLを送信する
受け取る側のメールアドレスを指定すると、ダウンロード用URLがメールで届きます。相手には有効期限も通知されます。パスワードを設定している場合は、別の手段（電話・チャットなど）で相手に伝えてください。
STEP 4: 相手はURLからファイルを確認・ダウンロードできる
相手はURLにアクセスして認証を行うと、ファイルの一覧が表示されます。必要なファイルを選択してダウンロードできます。受け取る側のアカウント登録は不要です。
案件ごとにまとめて管理できるメリット
複数のファイルを1つのキャビネットにまとめることで、案件ごとに「何を送ったか」を一目で把握できます。後から追加のファイルが生じた場合は、同じキャビネットにアップロードするだけでOKです。URLは変わらないため、相手に新しいURLを案内し直す必要がありません。
案件単位でまとめておくと、複数の相手や案件が重なっていても、どのファイルをどの案件に送ったかを管理しやすくなります。
キャビネット設定のポイント
タイトルは案件名にしておくと管理しやすい
キャビネットのタイトルに案件名やクライアント名を入れておくと、後から見たときにどの案件か分かりやすくなります。タグ機能を活用すると、さらに絞り込みやすくなります。
有効期限は納品スケジュールに合わせて設定する
ダウンロード有効期限は、相手のダウンロード期間を考慮して設定します。初期値は作成日から5日後に設定されています。設定できる有効期限の上限はご利用プランによって異なります。
セキュリティタイプはデフォルトのまま使えます
セキュリティタイプはデフォルト（パスワード＋本人確認コード）で利用できます。パスワードは別の手段（電話・チャットなど）で相手に伝えると、よりセキュアに届けられます。
まとめ
複数のファイルをまとめて送りたいときは、1つのキャビネットにアップロードして1本のURLで届けられます。
- 複数のファイルをZIPに圧縮せず、そのままアップロードして送れる
- 相手はファイルの一覧から必要なものをダウンロードできる（アカウント登録不要）
- 追加ファイルが生じても同じURLのままやり取りできる
- 案件ごとにまとめることで管理しやすくなる