決算期が近づくと、顧客との書類のやり取りが集中します。
試算表・決算書・帳票データ・各種申告書類……扱うファイルは量も多く、機密性が高いものばかりです。
「毎回メールに添付して送っているが、容量の制限に引っかかることがある」「相手から書類をもらう際に、どのファイルが最新か分かりにくい」。そんな場面で、ファイル転送サービスが活用できます。
税理士・会計事務所ならではのファイルやり取り
税理士・会計事務所では、複数の顧客と継続的に書類をやり取りします。毎月の帳票確認から決算書の送付まで、継続的なやり取りの中で、ファイル送受信の回数も増えていきます。
また、顧客の業種や規模はさまざまで、大企業から個人事業主・フリーランスまで幅広くいます。ITツールに慣れていない顧客も多く、「操作が難しいと言われてしまう」「登録が必要なサービスは使いたくない」という声が現場では出ることもあります。
そのため、顧客側の負担を減らしつつ、自分たちでも管理しやすい方法が求められています。
こういう場面で活用できます
顧客に決算書・報告書を届ける場面
完成した決算書や各種報告書を顧客に届ける際、URLをメールで送るだけで、相手はファイルをダウンロードできます。
顧客側はアカウント登録不要なので、初めて使う相手でも案内しやすいです。有効期限を設定しておくことで、必要な期間が過ぎた後は自動でアクセスを制限できます。
顧客から帳票データ・資料を受け取る場面
月次の帳票データや領収書・請求書などをまとめて受け取りたい場合は、受け取り用のURLを作成して顧客に送ると、相手がファイルをアップロードしてくれます。
メール添付の容量制限を気にせず受け取れるため、大量のファイルをまとめて受け取りたい場合にも便利です。
同じ顧客と繰り返しやり取りする場面
毎月のやり取りが発生する顧客に対しては、有効期限内であれば同じURLを継続して使えます。ファイルを差し替えてもURLは変わらないため、「最新のURLはどれですか？」という確認が不要になります。
有効期限が切れた場合でも、期限を延長することで、同じURLが再び使えるようになります。（設定できる有効期限の上限はプランによって異なります）
顧客ごとに管理をまとめておけるため、複数案件が重なっても整理しやすいです。
URLだけでやり取りできるイメージ
顧客への案内はシンプルです。
URLをメールで送れば、相手はそのリンクからパスワード入力と本人確認コードの入力を経てファイルを受け取れます。（本人確認コードは受取人のメールに届きます）アカウント登録やアプリのインストールは不要なので、ITツールに不慣れな顧客でも対応しやすいです。
URLを知っているだけではアクセスできない認証付きの仕組みになっているため、万一URLが漏れた場合でも第三者による閲覧リスクを抑えられます。
また、やり取りのデータは暗号化されて送受信されるため、通信途中で第三者に内容を読み取られるリスクを軽減できます。
届いたかどうかの確認も、ダウンロード履歴から把握できます。「受け取れていますか？」と確認する手間を減らせます。
まとめ
税理士・会計事務所でのファイルやり取りでは、以下のような場面でオクルリンクを活用できます。
- 決算書・報告書を顧客に届ける場面（有効期限付きで送れる）
- 顧客から帳票データや資料を受け取る場面（メール添付より大容量のファイルを受け取れる）
- 同じ顧客と毎月継続してやり取りする場面（URLを変えずに使い回せる）
顧客側のアカウント登録不要で使えるため、ITツールに不慣れな相手でも案内しやすいのが特徴です。