ファイルに修正が入って送り直した。はじめに送ったURLと新しいURL、どちらを見てもらえばいいのか分からなくなってしまった。受け取る側から「最新のURLはどれですか？」と聞かれても、すぐには答えられない。
ファイル転送のたびにURLが増えていくと、管理が煩雑になりやすいです。
この記事では、URLが増えてしまう原因と、すっきり管理できる方法を紹介します。
こんな困りごと、ありませんか？
送り直すたびに新しいURLが発行されてしまう
修正や差し替えのたびにファイルを再アップロードすると、その都度、新しいURLが発行されるサービスがあります。最初に送ったURLも有効なままの場合、どのURLが最新か、受け取る側も送る側も分からなくなりがちです。
「前のURL、まだ有効ですか？」と聞かれても答えられない
相手から「以前のURLが使えなくなっていますが、最新版はどこですか？」と連絡が来ることがあります。複数のURLが発行されていると、どれが有効でどれが期限切れかを即座に把握しにくくなります。
過去の案件のファイルがどこにあるか分からなくなる
案件ごとにURLをメモしておく習慣がないと、あとから「あの案件のファイルはどのURLで送ったっけ？」と探す手間が発生することがあります。複数の案件が重なると、さらに管理が難しくなります。
URLが増えてしまう原因
ファイルを転送するたびに新しいURLが発行される仕組みのサービスでは、修正や差し替えのたびにURLが増えていきます。URLの一覧が手元に残らないと、どれが最新で、どれが有効期限内かを把握しにくくなります。
また、有効期限が短めに設定されている場合、期限が切れた後に確認しようとしてもアクセスできなくなっているケースがあります。そのたびに新しいURLを作成して再送することになると、受け取る側の手間も増えてしまいます。
オクルリンクなら、URLを変えずに更新できる
オクルリンクでは、案件ごとにキャビネット（ファイルをまとめて入れる「箱」のようなもの）を作成してファイルを管理します。同じキャビネット内でファイルの追加・削除ができ、このとき、URLは変わりません。
一度送ったURLに対して、後からファイルを差し替えたり有効期限を延長したりしても、受け取る側に伝えるURLは同じままです。
「先ほどのURLで最新のファイルを確認できます」と伝えるだけで済みます。
送る側にとっても、案件ごとにキャビネットがひとつあるため「あの案件のURLはどれだっけ？」と迷わずに済みます。ダッシュボードにはキャビネットのタイトルが一覧で表示されるため、どの案件がどれかをすぐに把握できます。
使い方の流れ
STEP 1: 案件ごとにキャビネットを作成する
新規キャビネットを作成し、案件名をタイトルとして登録します。ひとつの案件に対してキャビネットをひとつ用意することで、ファイルの管理がまとまります。
STEP 2: ファイルをアップロードして相手に送る
ファイルをキャビネットにアップロードし、受け取る側のメールアドレスを指定してURLをメール送信します。受け取る側への会員登録は不要で、届いたURLから認証を経てダウンロードできます。
STEP 3: ファイルが変わっても、URLはそのまま
修正ファイルが完成したら、同じキャビネット内でファイルを差し替えます。URLは変わらないため、受け取る側に新しいURLを案内し直す必要はありません。有効期限が切れていた場合は、延長して保存するだけで同じURLが再び使えるようになります。
STEP 4: 案件終了後は有効期限で管理する
納品が完了したら、有効期限を調整してアクセスを管理します。必要に応じてキャビネットを削除することもできます。
まとめ
ファイル転送でURLが増えていく困りごとは、案件ごとの管理と「URLが変わらない仕組み」で解消できます。
- 修正・差し替えのたびにURLを作り直す手間がなくなる
- 受け取る側に新しいURLを案内し直す必要がなくなる
- 案件ごとにまとめて管理できるため、後から探しやすい
- 有効期限の延長もURLを変えずに行える