ファイルを送った後、ふと確認するとファイル名に顧客の名前が入っていた。相手はすでにダウンロードしている。
「もしかして、関係ない情報まで見えてしまったかもしれない…」
そう気づいたときの焦りは、なかなかのものです。
ファイルの中身だけに気を取られていると、ファイル名に個人情報が含まれていることに気づかない場合があります。
こんなヒヤリ、ありませんか？
顧客名が入ったファイルをそのまま送ってしまった
「〇〇様_見積書.pdf」を元にコピーして別のクライアント向けに内容を書き換えたが、ファイル名を変え忘れたまま送ってしまった。中身は新しいクライアント向けに正しく更新されていたのに、ファイル名だけ「〇〇様」のままだった。
送付後に気づいたが、相手はすでにダウンロードしていた。
既存ファイルをコピーして使い回す場面では、こうしたファイル名の変え忘れが起きやすいです。
ダウンロードが済んでからファイル名のミスに気づいた
ファイルを送ったあと、念のためファイル名を確認しようとして顧客名が入っていたことに気づいた。相手はすでにダウンロードしていた。
ファイルを開かなくても、ダウンロード画面にはファイル名がそのまま表示されます。
中身は問題なかったとしても、送信者としての焦りは大きいですよね。
まとめて送ったファイルの中に、別の顧客名が混ざっていた
複数のファイルをまとめてアップロードした際、うち1件に別の取引先の名前が含まれていた。ひとつひとつのファイル名をすべて確認する習慣がなく、送付後に発覚した。複数ファイルをまとめて送る場面では特に起きやすいケースです。
なぜファイル名の情報がリスクになるのか
ファイルを開かなくても、ファイル名は相手に表示されます。ダウンロード画面や通知メールにもファイル名がそのまま表示されるため、中身を確認しなくても情報が伝わってしまいます。
「〇〇様_提案書.pdf」というファイル名が別のクライアントに見えた場合、「自社の情報も他の人に渡っているのでは」という不信感につながる可能性があります。氏名・会社名・連絡先などが含まれたファイル名は個人情報にあたる場合もあり、意図せず第三者に開示した形になると問題になる可能性があります。
対策：送る前にファイル名を確認する習慣を
送付前にファイル名を見直す
アップロードする前に、ファイル名に顧客名や個人情報が含まれていないかを確認しましょう。特定の相手だけに送るファイルであっても、ファイル名には注意が必要です。
ファイル名に個人情報を含めないルールを作る
チームで業務を行っている場合は、ファイル名の命名ルールを決めておくことが有効です。「顧客名はフォルダで管理し、ファイル名には含めない」といったルールを設けることで、送付ミスのリスクを下げられます。
送付前に複数人でチェックする
重要なファイルを送る際は、送付前に別のメンバーがファイル名と内容を確認するフローを設けることも有効です。
まとめ
ファイルの内容だけでなく、ファイル名にも個人情報が含まれることがあります。送付前の確認習慣を作ることで、このリスクを減らせます。
- ファイル名は送付先の相手に表示されるため、中身と同様に確認が必要
- 業務ファイルには顧客名が含まれやすく、気づかずに送ってしまうケースがある
- ファイル名に個人情報を含めない命名ルールを設けておくと安心
- 複数ファイルをまとめて送る際は特に全ファイルのファイル名を確認する