総務担当者は、社内外の多くの書類やファイルを日常的に扱います。
契約書・規程類・申請書・見積書など、社外の取引先や関係者とやり取りするファイルも少なくありません。
これらのファイルをメール添付でやり取りする場合、容量制限や誤送信などのリスクが気になる場面もあります。この記事では、総務担当者が社外とのファイル受け渡しに活用できる方法を紹介します。
社外とのファイル受け渡しで起きやすい課題
メール添付の容量制限
メールの添付ファイルには容量の上限があります。複数のファイルをまとめて送ろうとしたり、高解像度の画像や設計図面などを送ろうとした場合に、制限に引っかかることがあります。
セキュリティへの不安
契約書や個人情報が含まれる書類をメールで送る場合、誤送信や第三者による不正なアクセスなどが気になることがあります。重要書類ほど、相手がファイルを受け取ったか、適切に管理されているかを確認できると安心です。
ファイルの受け渡し状況が把握しにくい
「資料を送ったが、相手が受け取ったか確認できない」「複数の相手にそれぞれ送ったが、誰が受け取ったかわからない」という状況も起こりがちです。
ファイルを「送る」場面での活用
規程類・契約書・各種書類を取引先や関係者に送りたいとき、ファイル転送サービスのオクル機能が活用できます。
オクルリンクのオクルキャビネットでは、受取人のメールアドレスを指定してファイルをアップロードし、ダウンロード用URLを送信できます。相手はそのURLにアクセスして認証を行い、ファイルをダウンロードします。
ダウンロード期限を設定できる
書類に有効期限がある場合や、一定期間後にアクセスできないようにしたい場合は、ダウンロード有効期限の設定が有効です。期限を過ぎるとダウンロードできなくなるため、一定期間だけファイルを公開したい場合にも活用できます。
受け取り状況を確認できる
ダウンロード履歴から、誰がいつファイルをダウンロードしたかを確認できます。「送ったファイルがダウンロードされたか確認したい」という場合にも活用できます。
複数の相手に送る場合
同じファイルを複数の取引先に送る場合も、複数の受取人を指定して送信できます。
ファイルを「受け取る」場面での活用
取引先や関係者からファイルを集める必要があるとき、ファイル転送サービスのウケトル機能が役立ちます。
オクルリンクのウケトルキャビネットでは、ファイルを受け取るためのアップロード用URLを作成し、取引先や関係者に案内します。相手はURLにアクセスして認証を行い、ファイルをアップロードします。
申請書・見積書などを回収するとき
社外から書類の提出を求める場面では、アップロード用URLを相手に案内することで、ファイルを受け取れます。メールで受け取る場合と比べ、ファイルがキャビネット単位でまとまるため管理しやすくなります。
相手はアカウント登録不要
ファイルをアップロードしてもらう相手（取引先・外部関係者）はオクルリンクへのアカウント登録は不要です。URLにアクセスして認証を行った後、ファイルをアップロードできます。
セキュリティ機能について
オクルリンクでは、社外とのファイル受け渡しにあたって以下のセキュリティ機能が用意されています。
- OTP認証（ワンタイムパスワード）
- ランダムに生成されるURL
- パスワードの設定
- ダウンロード・アップロード有効期限の設定
- ダウンロード履歴の確認
- HTTPSによる通信の暗号化
- 国内データセンターでの運用
これらの機能を活用することで、認証や有効期限、ダウンロード履歴などを利用しながら、社外とのファイルを受け渡しできます。
まとめ
総務担当者が社外とのファイル受け渡しにファイル転送サービスを活用すると、以下のような場面で役立ちます。
- 契約書・規程類・書類を取引先に送る（オクル機能）
- ダウンロード有効期限を設定して情報の管理をしやすくする
- ダウンロード履歴で受け取り状況を確認する
- 取引先・外部関係者からの書類を受け取る（ウケトル機能）
- 取引先はアカウント登録不要でファイルをアップロードできる
社外とのファイル受け渡しを効率化したい場合に、ファイル転送サービスの活用を検討してみてください。