「ファイル転送サービスって、大きいファイルを送るときに使うものでしょ？」と思っている方は多いかもしれません。
たしかに、メールに添付できない容量のファイルを送ることは主な使い方のひとつです。
しかしファイル転送サービスには、それ以外にも役立つ場面があります。
この記事では、意外と知られていないファイル転送サービスの活用例をいくつか紹介します。
取扱説明書や資料を渡す
製品の取扱説明書・仕様書・マニュアルなど、相手に渡したい資料があるとき、ファイル転送サービスが活躍します。
印刷して郵送する手間がなく、相手のメールボックスを圧迫することもありません。ダウンロード期限を設けることで、一定期間を過ぎた後に資料をダウンロードできないようにすることもできます。
また、相手ごとにダウンロードURLを発行できるサービスであれば、誰がいつダウンロードしたかを確認することも可能です。
「資料をちゃんと受け取ってもらえたか」が画面で確認できるのも、業務での安心感につながります。
契約書・見積書のやり取りに
契約書や見積書のような機密性の高いファイルは、メール添付での送付に不安を感じる方もいます。
ファイル転送サービスのセキュリティ機能を活用することで、よりリスクを減らしたやり取りができます。
たとえばオクルリンクでは、以下のような仕組みがあります。
- ダウンロードするユーザーを指定できる（指定したユーザー以外からのダウンロードを制限できます）
- パスワードを設定できる
- OTP認証（ワンタイムパスワード）による本人確認ができる
- ダウンロード期限を設定して、期限後はアクセスできない状態にできる
機密ファイルを安心して渡せる環境を整えるために、ファイル転送サービスの活用を検討してみてください。
複数の相手へのファイル配布
「同じファイルを複数の人に送りたい」というとき、メールで一人ずつ添付して送るのは手間がかかります。
ファイル転送サービスによっては、複数人をまとめて宛先に設定できるものもあります。
複数の受取人を指定できるため、同じファイルを複数の相手に送る際の手間を減らすことができます。
社内への資料配布や、同一の書類を複数の取引先へ送るといった場面で活用できます。
大量ファイルのまとめ受け取り（キャビネット機能）
ファイルを「送る」だけでなく、「受け取る」専用の機能を持つサービスもあります。
オクルリンクのウケトルキャビネット機能では、相手が専用URLにアクセスしてファイルをアップロードするだけで、あなたのキャビネットにファイルが届きます。
複数の相手から入稿データや提出物を受け取るときに、メールで個別に送ってもらったファイルをまとめる手間を減らせます。
印刷会社がクライアントからの入稿データを受け取ったり、事務局が参加者からの提出書類をまとめたりといった場面に向いています。
まとめ
ファイル転送サービスの使い方を整理すると、こんなに幅広い場面で活用できます。
- 大容量ファイルを送る（メール添付できないとき）
- 取扱説明書・資料・マニュアルを渡す
- 契約書・見積書など機密性の高いファイルのやり取り
- 複数の相手へ同じファイルを配布する
- 複数の相手からファイルをまとめて受け取る
「大きいファイルを送るもの」というイメージを超えて、日々のファイルのやり取り全般に活用できるのがファイル転送サービスの強みです。
用途に合わせて使い方を広げてみてください。