採用の時期になると、多くの応募者から履歴書やエントリーシートなどの応募書類が届きます。
メールで受け取る場合、複数の応募者から届いた添付ファイルが受信トレイに混在し、誰の書類なのか、必要な書類が揃っているのかを確認する作業に手間がかかることがあります。
履歴書やエントリーシートには氏名・住所・生年月日などの個人情報が含まれるため、応募者の大切な情報を適切に管理できる受け取り方法を整えておくことが重要です。
この記事では、採用担当者がオクルリンクのウケトル機能を活用して、応募者ごとに書類をまとめて受け取る場面を紹介します。
採用担当ならではの書類受け取りの課題
応募者ごとに書類がバラバラに届き、管理が大変
採用シーズンには、多くの応募者から同時期に応募書類が届きます。
メールで受け取る場合、応募者ごとのファイル管理が必要になり、「誰から届いた書類なのか」「提出書類に不足がないか」を確認する作業が増えてしまいます。
応募者数が増えるほど、管理の負担も大きくなります。
個人情報を含む書類を安全に扱いたい
履歴書や職務経歴書には氏名・住所・生年月日など、多くの個人情報が含まれています。
メール本文や添付ファイルは、送信方法や利用環境によってセキュリティ状況が異なります。
個人情報を含む書類を扱う場合は、アクセス制御やファイル管理ができる受け取り方法を用意することが大切です。応募者の大切な情報を適切に保護するためにも、受け取り方法のセキュリティに配慮しておくことが重要です。
こんな場面で活用できます
新卒採用：エントリーシートを応募者ごとに受け取る
新卒採用では、複数の応募者から同時にエントリーシートが届きます。
応募者ごとにウケトルキャビネットを分けて利用すれば、提出された書類を応募者単位で整理して管理できます。応募者にはURLをメールで送るだけで、相手はアカウント登録なしでアップロードできます。
中途採用：履歴書・職務経歴書・ポートフォリオをまとめて受け取る
中途採用では、履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなど複数のファイルを提出してもらうことがあります。
ウケトルキャビネットでは、1つのURLから複数ファイルをアップロードできるため、履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなど複数の提出物をまとめて受け取れます。
選考ステップごとに追加書類を受け付ける
書類選考や面接の後に、追加の提出資料を依頼することがあります。ウケトルキャビネットではアップロード期限を設定できるため、「○月○日までに提出してください」といった期限付きの書類提出にも活用できます。
応募者側の操作はシンプル
採用担当者がウケトルキャビネットを作成して、応募者にURLをメールで送ります。応募者は届いたURLにアクセスし、案内に沿ってファイルをアップロードするだけで提出できます。
オクルリンクへのアカウント登録は不要です。
アップロードされた書類は、採用担当者の管理画面から確認・ダウンロードできます。
応募者ごとにキャビネットが分かれているため、誰の書類かが整理された状態で受け取れます。
まとめ
採用担当者が応募書類を受け取る場面では、以下のような活用が向いています。
- 応募者ごとにキャビネットを分けて、書類を整理した状態で受け取れる
- 履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなど複数ファイルをまとめて受け取れる
- 応募者はアカウント登録なしでアップロードできる
- アップロード期限（締め切り）を設定して管理できる
- 個人情報を含む応募書類を、アクセス制御やセキュリティ対策が施された環境で管理できる