「添付ファイルのサイズが制限を超えています」
急いでファイルを送ろうとしていたのに、そんなエラーが出て困ったことはありませんか。
送れないと分かったとき、どの方法で届ければよいか迷うことがありますよね。
この記事では、メールに添付できないときに使えるよくある5つの解決策と、それぞれの特徴を解説します。
よくある5つの解決策
1. ファイルを圧縮して容量を小さくする
ZIP形式などでファイルを圧縮することで、ファイルサイズを小さくできる場合があります。容量制限を超えている場合でも、圧縮によってメールに添付できるサイズになることがあります。
圧縮したファイルを利用するには、受け取る側で解凍作業が必要です。相手の環境によっては、解凍方法の案内が必要になる場合もあります。
ただし、動画や画像はすでに圧縮された形式のものが多く、圧縮しても大きくサイズが変わらないことがあります。
書類やテキストデータに向いている方法です。
2. ファイルを分割して複数回に分けて送る
一度に送れない場合は、ファイルを複数に分けて送る方法があります。
書類や資料など内容を分割できるものには向いていますが、動画や高解像度の画像など、分割後に結合する作業が必要になるファイルには不向きです。また、受け取る側がすべてのメールを受信・管理する手間が発生します。
3. クラウドストレージのリンクで共有する
クラウドストレージにファイルをアップロードし、共有リンクをメールで送る方法です。
大きなファイルもそのまま共有でき、受け取る側も手軽にダウンロードできます。社内でツールをすでに使っている場合や、社内利用や、共有設定を管理しやすい相手とのやり取りに向いています。
社外の方など、アカウントを持っていない相手には別途設定が必要なこともあります。
4. ファイル転送サービスを使う
ファイル転送に特化したサービスを使う方法です。
クラウドストレージとは異なり、ファイルの受け渡し用途に特化したサービスが多く、受け取る側がそのサービスにアカウント登録していなくてもダウンロードできるものがあります。取引先や社外の方など、アカウントを持っているかわからない相手にファイルを届ける場合に向いています。
5. 社内チャットツール・グループウェアで送る
社内のチャットツールやグループウェアには、メールより容量の大きいファイルを添付して送れる機能があるものが多くあります。社内のやり取りには手軽で便利ですが、社外への共有には別途設定が必要なことが多く、どこまで使えるかはツールによって異なります。
5つの方法を比較する
それぞれの方法の特徴と向いているケースを表にまとめました。
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| ファイル圧縮 | 数十MB程度の書類・テキストデータ | 動画・高解像度画像は効果が低いことも |
| ファイル分割 | 内容を分割できる書類・資料 | 動画などは分割不可。受け取る側の手間も増える |
| クラウドストレージ | 社内共有や継続的なファイル管理 | 共有設定やアクセス権管理が必要になる場合がある |
| ファイル転送サービス | 社外・取引先へのファイル送付 | サービスによってセキュリティの仕様が異なる |
| チャットツール | 社内のスピーディなやり取り | 社外共有は設定が必要なことが多い |
社外に送るなら、セキュリティも確認を
取引先や社外の方にファイルを届ける場合は、方法を選ぶだけでなく、そのサービスのセキュリティの仕組みも確認しておくと安心です。
URLを知っているだけでアクセスできる状態になっていないか
リンクを知っていれば誰でもアクセスできるURLは、万が一URLが第三者に渡った場合にリスクがあります。受け取れる相手を限定できる認証の仕組みがあるかどうかを確認しておきましょう。
有効期限が設定できるか
必要なくなったファイルへのアクセスをそのまま残さないために、有効期限を設定できるサービスが安心です。業務で使うなら、ファイルを届けた後の管理もきちんとできる方法を選ぶことが大切です。
オクルリンクは、社外へのファイル送付に適したファイル転送サービスです。
受け取る側はアカウント登録なしでファイルを受け取れます。受取人を指定した認証付きURLでの送付と、有効期限の設定に対応しています。
まとめ
メールに添付できないときは、ファイルの種類・相手・セキュリティの観点から方法を選ぶことが大切です。
- 圧縮・分割はすぐ試せるが、ファイルの種類や相手の手間に注意
- クラウドストレージは社内や同じアカウント保有者への共有に向いている
- ファイル転送サービスは、社外の相手へアカウント登録の負担なく届けたい場合に向いている
- チャットツールは社内のやり取りに手軽で向いている
- 社外への送付では、認証・有効期限の有無をあわせて確認する