「添付ファイルのサイズが制限を超えています」
そのようなエラーにより、急ぎのファイルを送信できなかった経験がある方もいるのではないでしょうか。
動画ファイルや高解像度の画像、複数の資料をまとめたデータなど、メールに添付できないサイズのファイルを送る機会は増えています。
この記事では、大容量ファイルをビジネスで安全に届けるための方法と、サービスを選ぶときに確認しておきたいポイントを解説します。
なぜ大容量ファイルはメールで送れないのか
メールには添付ファイルの容量制限がある
メールサービスには一般的に添付ファイルのサイズ制限があります。メールサービスごとに添付できる容量の上限があり、その上限を超えると送信できない場合があります。
また、送信側で送れても、受信側のメール環境によって受け取れないことがあります。複数のファイルをまとめると合計サイズが増えやすく、気づかないうちに超えていることもあります。
ファイルのサイズは年々大きくなっている
スマートフォンカメラや業務用カメラの性能向上により、写真や動画のファイルサイズは以前より大きくなっています。
4K動画・長時間の収録データ・印刷用の高解像度データは数GBになることもあります。「以前は送れていたのに」という状況が、いつの間にか起きやすくなっています。
ビジネスで安全に大容量ファイルを送るには何を確認すればいいか
大容量ファイルを送る方法としては、クラウドストレージで共有リンクを発行する方法や、ファイル転送サービスを利用する方法があります。どちらもメールの容量制限を回避できますが、ビジネスで使う場合は以下のポイントを確認しておくと安心です。
受け取れる相手を限定できるか（認証の有無）
URLで共有するとき、そのURLを知っていれば誰でもアクセスできる状態のものと、指定した相手だけが受け取れる仕組みのものがあります。ビジネス用途では、受け取れる相手を限定できる認証の仕組みがあると、万が一URLが第三者に渡ってしまった場合のリスクを下げやすくなります。
有効期限を設定できるか
ファイルをずっと公開したままにしておくと、不要になった後もアクセスできる状態が続く可能性があります。「○日後に自動的にアクセスできなくなる」という有効期限を設定できるサービスを選ぶと、ファイルが必要な期間だけアクセスできる状態にできます。
受け取る側のアカウント登録が必要か
ファイルを受け取るためにサービスへの会員登録が必要な場合、相手に手間が発生します。取引先や社外の方にファイルを届ける場合は、受け取る側の負担が少ない方法を選ぶとやり取りがスムーズになります。
ダウンロード状況を確認できるか
「送ったのに届いていない」という状況に気づくために、誰がいつダウンロードしたかを確認できる機能があると役立ちます。まだ受け取っていない相手だけにフォロー連絡するなど、確認の手間を減らしやすくなります。
オクルリンクでできること
大容量ファイルをビジネス用途で安全に共有するための機能を備えたサービスです。
受け取る側のアカウント登録は不要
受取人はオクルリンクへの会員登録なしにファイルを受け取れます。取引先や社外の方にもアカウント登録を依頼せずに届けられます。
受取人を限定した認証付きURLで届ける
受取人のメールアドレスを指定してURLを送ります。受取人はURLを開いた後、認証を行ったうえでダウンロードできます。URLだけでは受け取れない仕組みのため、URLが第三者に渡った場合でも不正アクセスのリスクを低減できます。
有効期限をキャビネットごとに設定できる
キャビネットごとに有効期限を設定でき、期限が過ぎるとアクセスできなくなる仕組みです。案件ごとに期限を決めておくことで、公開期間の管理が楽になります。
ダウンロード履歴から受け取り状況を確認できる
誰がいつダウンロードしたかを管理画面から確認できます。「受け取りましたか？」という確認連絡の手間を減らしたり、まだ受け取っていない相手だけに個別フォローしたりする際に役立ちます。
まとめ
大容量ファイルをビジネスで安全に届けるには、送る方法だけでなく「どんな仕組みで届けるか」も大切です。
- メールの添付制限は動画や高解像度データですぐに超えやすい
- URLで共有する場合は、受け取れる相手を限定できる認証の有無を確認する
- 有効期限を設定できるサービスを選ぶことで、不要なアクセスを防ぎやすくなる
- 受け取る側のアカウント登録不要な方法を選ぶと、社外への送付もスムーズになる
- ダウンロード状況を確認できると、受け取り確認の手間を減らせる