ファイル転送サービスは種類が多く、機能や料金もさまざまです。
いざ使い始めてから「この機能がなかった」「相手が使えなかった」と気づくことのないよう、導入前に確認しておきたいポイントを4つのテーマに整理しました。
各項目に一言の解説を添えています。サービスを比較する際の判断材料としてお使いください。
1. セキュリティ
機密情報や個人情報を扱う場面でも使えるかどうか、セキュリティの仕組みを確認しましょう。
- 通信がSSL（HTTPS）で暗号化されているか
アップロード・ダウンロード時の通信が暗号化されているかの基本確認です。
URLが「https://」で始まっているかどうかも、一つの目安になります。 - アップロードしたファイルが暗号化されて保存されているか
通信だけでなく、サーバー上に保存されるファイルも暗号化されているかを確認します。セキュリティページやヘルプ、利用規約などに記載されていることが多いです。 - 受け取る側に認証の仕組みがあるか
URLを知っていれば誰でもダウンロードできるサービスと、パスワードやワンタイムパスワードによる認証が利用できるサービスでは、不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。
2. 受け取る側の使いやすさ
ファイルを届ける相手がスムーズに受け取れるかどうかは、実際の業務に直結します。
- 受け取る側がアカウント登録なしで利用できるか
社外の取引先やクライアントに登録を求めるのは手間をかけてしまいます。登録不要で受け取れるかを確認しましょう。 - 専用アプリのインストールが不要か
ブラウザだけで利用できるサービスであれば、多くの環境で利用しやすくなります。 - スマートフォンから受け取れるか
移動中や外出先でもダウンロードできるか、スマートフォンのブラウザで動作するかを確認しておきましょう。
3. 送った後の管理機能
送りっぱなしにしない仕組みがあるかどうかも、サービス選定のポイントです。
- ダウンロード履歴を確認できるか
相手がいつダウンロードしたかを確認できると、「届いていますか？」といった確認の手間を減らせます。 - 有効期限を設定・変更できるか
有効期限を過ぎると、共有URLへのアクセスを停止できます。延長・短縮が柔軟にできるかも確認しましょう。 - 受取人を指定してアクセスを限定できるか
メールアドレスを指定することで、URLが第三者に転送された場合でも、アクセスできる相手を限定しやすくなります。
4. コスト・プラン
無料プランで試せる範囲と、有料プランの制限内容を事前に把握しておきましょう。
- 無料プランで基本的な機能を試せるか
操作性やセキュリティ機能を実際に試せると、導入判断がしやすくなります。 - 容量・受取人数・有効期限の上限が明確か
1ファイルあたりの上限サイズ、合計容量、受取人数、有効期限の最大日数など、プランごとの制限が明示されているかを確認しましょう。 - 日本語のサポートに対応しているか
ヘルプや問い合わせ窓口が日本語に対応しているかどうかも、長期利用を考えるうえで重要なポイントです。
まとめ
12項目をまとめると、次のようになります。
セキュリティ
- 通信がSSL（HTTPS）で暗号化されているか
- ファイルが暗号化されて保存されているか
- 受け取る側にパスワード・OTP認証などの仕組みがあるか
受け取る側の使いやすさ
- 受け取る側がアカウント登録なしで利用できるか
- 専用アプリのインストールが不要か
- スマートフォンのブラウザから受け取れるか
送った後の管理機能
- ダウンロード履歴を確認できるか
- 有効期限を設定・変更できるか
- 受取人を指定してアクセスを限定できるか
コスト・プラン
- 無料プランで基本的な機能を試せるか
- 容量・受取人数・有効期限の上限が明確か
- 日本語のサポートに対応しているか