納品が終わり一段落したタイミングで、取引先から「先日送ってもらったリンク、開こうとしたら使えなくなっていて…」と連絡が来た経験はありませんか。
有効期限が切れてしまうのはよくあることです。送った時点では「相手がすぐ確認するだろう」と思っていても、先方のスケジュールがずれることや、後になって改めて確認したいシーンは少なくありません。
有効期限切れが起きやすいシーン
相手の確認が後回しになった
受け取る側が忙しく、ダウンロードが後回しになってしまうことがあります。「時間が取れたら確認しよう」と思っているうちに、有効期限が過ぎてしまうケースです。
時間が経ってから再確認したくなった
一度ダウンロードしたものの、後から内容をもう一度確認したいと思ったときに、リンクがすでに使えなくなっていたというケースもあります。URLを保存していても、有効期限が切れると開けなくなります。
長期案件でファイルのやり取りが多かった
複数回にわたるやり取りの中で、最初の方に送ったファイルの期限が切れていることに後から気づくこともあります。案件が長引くほど、最初に設定した有効期限は短く感じられることがあります。
キャビネットが残っているから、すぐ対応できる
ファイル転送サービスによっては、有効期限が切れるとリンクの設定ごと消えてしまうものもあります。その場合、再送のたびにファイルを再アップロードし、受け取る側のメールアドレスを入力し直し、設定をゼロから組み立てる必要があります。
オクルリンクでは、作成したキャビネットは一定期間手元に残ります。有効期限が切れていても、キャビネット自体は保管されているため、キャビネットが残っている期間内であれば、有効期限を延長して保存するだけで同じURLが再び使えるようになります。相手のメールアドレスやタイトル、説明といった設定はそのまま残っているので、入力をやり直す必要はありません。
ファイルが残っている場合
有効期限内であればファイルもそのまま保管されています。有効期限を延長して保存するだけで対応完了です。ファイルの再アップロードも不要です。
ファイルが自動削除されていた場合
有効期限を過ぎて一定の猶予期間が経過すると、ファイルは自動削除されます。ただし、キャビネット自体は作成日から一定期間保管されています。この期間内であれば、ファイルを再アップロードするだけで同じURLで再送が可能です。受け取る側のメールアドレスや設定はそのまま残っています。
よくある質問
Q. 有効期限を延長したら、URLは変わりますか？
URLは変わりません。延長して保存するだけで、同じURLが再び使えるようになります。相手に新しいURLを送り直す必要はありません。
Q. ファイルが自動削除されていても対応できますか？
キャビネットは作成日からある一定期間は保管されます。その期間内であれば、ファイルが自動削除されていても、再アップロードすることで同じURLで再送が可能です。受け取る側のメールアドレスや各種設定はそのまま残っています。
まとめ
有効期限切れの連絡は、ファイル転送サービスを使っていても起こりえます。そのとき、設定をゼロから作り直すか、キャビネットを使い回せるかで対応の手間は大きく変わります。
- 有効期限が切れても、キャビネットは手元に残っている
- 有効期限を延長して保存するだけで、同じURLが再び使える
- ファイルが自動削除されていても、再アップロードで同じURLに対応できる
- 受け取る側のメールアドレス・タイトルなどの設定はそのまま残っている