ファイルを送り終えた後に、「担当が変わりました。あらためてファイルを送っていただけますか」と連絡が来ることがあります。
プロジェクトの途中で担当者が交代したり、上長にも内容を確認してほしいと言われたりするケースは、業務の中でよく起こります。そのたびにゼロから送り直すのは、手間のかかる作業になりがちです。
担当者変更が起きやすいシーン
プロジェクト途中での担当交代
長期にわたるプロジェクトでは、担当者が途中で変わることがあります。最初にファイルを送っていた相手が異動や業務変更などで変わり、後任の担当者にも同じファイルを送ってほしいと求められるケースです。
複数の担当者が確認することになった
当初は1人の担当者だけが確認する予定だったのに、途中から上長や別の部署の人も内容を確認することになり、追加で送ってほしいと頼まれることがあります。
先方のチームメンバーが増えた
プロジェクトの規模が広がり、最初に想定していたよりも多くの人がファイルを確認する必要が出てきたケースです。担当者が複数名になることで、それぞれに対応が必要になります。
新しい担当者にも、すぐ対応できる
新しい宛先にファイルを送り直す場合、ファイル転送サービスによっては新しい宛先で設定を作り直す必要があることがあります。その場合、ファイルの再アップロード、タイトルや説明の入力、セキュリティ設定など、ひととおりの手順を再度行うことになります。
オクルリンクでは、既存のキャビネットにダウンロードユーザーを追加することができます。新しい担当者のメールアドレスを追加して保存するだけで、その担当者向けのURLが発行されます。タイトルや説明、ファイルはそのままに、追加の宛先だけを設定できます。
プランによって登録できるダウンロードユーザーの上限数は異なります。フリープランは2名まで、ライトProは4名まで、スタンダードProは10名まで、アドバンスProは20名まで対応しています。担当者が増える可能性がある場合は、プランの上限を確認しておくと安心です。
よくある質問
Q. 新しい担当者に送るとき、ファイルを再アップロードする必要がありますか？
有効期限内であればファイルはそのまま残っています。既存のキャビネットにダウンロードユーザーを追加するだけで対応できます。有効期限が切れていた場合でも、キャビネットが残っていればファイルを再アップロードすることで同じキャビネットから送り直せます。
Q. 最初の担当者のアクセスはどうなりますか？
既存のダウンロードユーザーはそのまま有効です。新しい担当者を追加しても、既存の担当者の設定に影響はありません。
まとめ
担当者変更による再送依頼は、ファイル転送サービスを使っている場面でも起こりえます。既存のキャビネットをそのまま使い回せるかどうかで、対応の手間は大きく変わります。
- 既存のキャビネットにダウンロードユーザーを追加するだけで、新しい担当者にも送り直せる
- タイトル・説明・ファイルはそのまま。設定をゼロから組み立て直す必要はない
- 既存の担当者のアクセスには影響しない
- プランによってダウンロードユーザー上限が異なる（フリー：2名 / 最大20名まで）