この記事では、クライアントや取引先へ納品ファイルを届ける際に使う「オクル」の基本的な使い方をご紹介します。
オクルとは
オクルは、オクルリンクに用意されたファイル送信専用の機能です。案件ごとに「オクルキャビネット」（送信専用の箱）を作成し、ファイルをアップロードして発行されたURLを相手に送るだけで納品が完了します。
受け取る側はオクルリンクへの会員登録が不要です。URLにアクセスして認証を行うだけでファイルをダウンロードできるので、相手に余計な手間をかけません。
※セキュリティタイプによっては、別途パスワードの入力が必要になる場合があります。
案件ごとにオクルキャビネットを作成することで、誰への納品がどの状態かを一目で管理できます。
オクルを使った納品手順
STEP 1：オクルキャビネットを作成する
オクルリンクにログインして、「オクルキャビネット」を新規作成します。タイトル・有効期限を設定し、受け取る側のメールアドレスを指定します。案件名やクライアント名をタイトルにしておくと、後から管理しやすくなります。
STEP 2：ファイルをアップロードする
納品するファイルをアップロードします。キャビネットには、複数のファイルをアップロードする事も出来ます。Proプランではハイスピードアップロードに対応しているため、大容量のファイルでもスムーズにアップロードできます。
STEP 3：URLを相手に送る
キャビネットを作成すると、受け取り用のURLが発行されます。画面上のメール送信ボタンから、相手にURLを直接メールで送ることができます。セキュリティタイプにパスワードが含まれる場合、パスワードはURLと同じメールで送らず、電話・別のメール・チャットなど別の手段で伝えるようにしましょう。
STEP 4：相手がダウンロードする
クライアントは届いたURLにアクセスし、認証を行ってファイルをダウンロードします。オクルリンクへの会員登録は不要なので、相手に余計な手間をかけずにスムーズに対応できます。
案件ごとに管理できるメリット
オクルキャビネットは案件ごとに作成することができます。これにより、複数のクライアントへ納品している場合でも、管理が混乱しにくくなります。
- 誰への納品か一目で分かる キャビネットのタイトルに案件名やクライアント名を入れておけば、納品履歴をすっきり整理できます
- 有効期限を柔軟に設定できる 納期や案件の状況に合わせて有効期限を設定できるので、急ぎの案件にも余裕のある案件にも対応できます
- 「再納品はどれ？」という混乱が減る キャビネット単位で管理するため、修正後のファイルがどれかを明確にした状態で届けることができます
キャビネット設定のポイント
タイトルの付け方
オクルキャビネットのタイトルは、後から見返したときに内容がすぐ分かるよう、案件名・相手の名前・日付などを組み合わせておくと管理しやすくなります。
例：「〇〇社_ロゴデータ納品_0401」「△△プロジェクト_最終版」などのように付けておくと整理しやすくなります。
有効期限の設定
有効期限は、相手がダウンロードするまでの余裕を考えて設定します。フリープランは最大15日、Proプランは最大60〜90日まで設定できます。
| プラン | 有効期限の上限 |
|---|---|
| フリー | 15日 |
| ライトPro | 60日 |
| スタンダードPro / アドバンスPro | 90日 |
相手がすぐにダウンロードできない場合や、確認に時間がかかりそうな案件では、余裕を持った期限を設定しておくと安心です。
セキュリティタイプの選び方
セキュリティタイプは、受け取る相手やファイルの機密性に応じて選択します。
- パスワード＋ワンタイムパスワード 最も強固。機密性の高いファイルや重要な案件に（推奨）
- ワンタイムパスワードのみ パスワードを別途伝える手間を省きたい場合に
パスワードを設定する場合は、URLと同じメールで送らず、電話や別のチャットツールなど別の手段で伝えるようにしましょう。
セキュリティは大丈夫？
仕事のファイルを届ける場合、セキュリティは気になるところです。オクルリンクでは、ファイルとパスワードは暗号化され、通信はSSL（HTTPS）で保護されています。
また、URLを知っているだけでダウンロードできるわけではなく、セキュリティタイプの設定によりワンタイムパスワードによる認証を組み合わせることもできます。機密性の高い案件にも対応できる仕組みです。
まとめ
オクルリンクの「オクル」機能を使えば、クライアントへの納品ファイルを大容量・セキュアに届けることができます。相手に会員登録を求める必要がなく、URLを送るだけで納品が完結します。
案件ごとにキャビネットを分けて管理することで、複数のクライアントへの納品も整理しやすくなります。ファイルの届け方を見直したい方は、ぜひ一度試してみてください。