印刷業務では、IllustratorデータやPhotoshopデータ、印刷用のPDFなど、サイズの大きいファイルをやり取りする機会が多くあります。
メールに添付できないサイズのファイルや、公開前のデザインデータを安全に受け渡す方法に悩むケースも少なくありません。
この記事では、印刷会社とクライアント間での入稿データの受け渡しに、オクルリンクを活用する方法を紹介します。
入稿データの受け渡しならではの課題
ファイルが大きく、メールに添付できない
IllustratorデータやPhotoshopデータ、高解像度の印刷用画像などは、数百MBから数GBになることがあります。
メールに添付できるファイルサイズには上限があるため、大きな入稿データをメールで受け渡しするには別の手段が必要になります。
公開前のデザインデータを安全に扱いたい
入稿データには、公開前のデザインや未発表の商品情報が含まれることがあります。
認証などのセキュリティ対策が十分でない状態でファイルを共有すると、意図しない形でデータが漏れるリスクがあります。セキュリティに配慮した受け渡し方法を用意しておくことが重要です。
修正のたびにデータのやり取りが発生する
印刷物の制作では、クライアントの確認や修正を繰り返しながら進めることがあります。
修正のたびにデータを送り直す作業が発生し、最新のデータがどれかを管理する手間が増えることがあります。
こんな場面で活用できます
クライアントから入稿データを受け取る
オクルリンクのウケトルキャビネット機能を使うと、クライアントにファイルをアップロードしてもらう形で入稿データを受け取れます。
印刷会社がウケトルキャビネットを作成してクライアントにURLを送ると、クライアントはそのURLからファイルをアップロードできます。
クライアント側のオクルリンクへのアカウント登録は不要です。
案件ごとにキャビネットを分けて管理できるため、受け取ったデータを整理した状態で保管できます。
修正データの再入稿を受け付ける
修正が発生した場合も、同じキャビネットに修正データを追加することで、再入稿を受け付けられます。
アップロード期限を設定しておくことで、「○日までに修正データを提出してください」といった提出期限の設定にも活用できます。
PDF校正データや完成データをクライアントに届ける
PDF校正データや納品用データをクライアントに届ける場合は、オクルキャビネット機能を使います。
ダウンロード用のURLをクライアントにメールで送ることで、ファイルを届けられます。
ダウンロード有効期限を設定できるため、確認期間が過ぎた後はアクセスできない状態にすることも可能です。
セキュリティ面について
オクルリンクでは、ダウンロード時にダウンロードURL、キャビネットごとに設定されたダウンロードパスワード、メールで送られるワンタイムパスワードによる認証が必要です。
URLを知っているだけではファイルをダウンロードできない仕組みになっています。
アップロードする側（クライアント）も、アップロード用URLへのアクセス時にパスワードやワンタイムパスワードによる認証が求められます。公開前のデザインデータや機密性の高いファイルの受け渡しにも活用できます。
まとめ
印刷会社とクライアント間での入稿データの受け渡し場面では、以下のような活用が向いています。
- IllustratorデータやPDFなど、大容量の入稿データをメール添付なしで受け取れる
- 案件ごとにキャビネットを分けて、データを整理した状態で管理できる
- クライアントはアカウント登録なしでアップロードできる
- アップロード期限を設定して、修正データの締め切り管理ができる
- DF校正データや納品用データを、有効期限を設定して届けられる