集合研修やオンライン講座が終わったとき、参加者に講義資料や録画データを配布する作業があります。
受講者の数が多い場合、メールへの添付ファイルでは容量制限に引っかかったり、何度かに分けて送る手間が発生したりします。
この記事では、教育・研修の現場でオクルリンクを活用できるシーンを紹介します。
教育・研修現場ならではのファイル転送の課題
研修資料はテキスト・スライド・補足資料など複数のファイルをまとめて配布するケースが多く、合計するとメール添付の容量制限を超えてしまうことがあります。講義の録画データはとくにファイルサイズが大きくなりやすく、数GBに及ぶこともあります。
受講者の人数が多い場合、資料や動画がダウンロードされたかを確認する手間も発生します。
「ダウンロードできましたか？」という確認連絡が必要になる場合もあり、担当者の対応負荷が増えやすいです。
また、受講者に特定のサービスへのアカウント登録を求めると、研修前に追加の作業を依頼することになります。ITツールに不慣れな受講者がいる場合は、操作が簡単な受け取り方法が適しています。
こんな現場で活用できます
研修後に受講者へ講義資料をまとめて配布する場面
研修終了後に、テキスト・スライド・補足資料などをまとめて受講者に届けるシーンです。
受け取る側のアカウント登録は不要で、届いたメールのURLから、設定された認証を行ったうえでダウンロードできます。ダウンロード履歴から受講者ごとの受け取り状況を確認できるため、まだダウンロードしていない受講者へ個別に案内しやすくなります。
オンライン講座の録画・動画教材を受講者に届ける場面
オンライン講座で収録した動画教材を、受講者に配布する場面です。
講義動画や解説動画は数GBになることもあります。
プランに応じて最大50GBまでのファイルを転送できるため、高画質の動画データにも対応できます。有効期限を設定しておくことで、配布期間終了後のダウンロードを制限できます。
受講者から課題・レポートを回収する場面
受講後の課題やレポートファイルをまとめて受け取りたい場面では、ファイル受取用のURLを受講者に共有することで、受講者側からファイルを提出してもらえます。
受講者側でアカウント登録が不要なため、提出方法を案内しやすくなります。
URLひとつで完結するイメージ
担当者はオクルリンクにログインして受講者のメールアドレスを登録し、資料・動画をアップロードしてURLを送信します。複数のファイルをまとめてアップロードしておけば、受講者は1つのURLからまとめてファイルをダウンロードできます。
受講者は届いたメールのURLをクリックして認証を行うだけでダウンロードできます。オクルリンクへの会員登録は不要です。ツールに不慣れな方でも利用しやすい、シンプルな操作手順になっています。
ダウンロード履歴から受講者ごとの受け取り状況を確認でき、まだダウンロードしていない受講者にURLを再送するといった個別フォローにも対応しやすくなります。
まとめ
教育・研修の現場では、以下のような場面でオクルリンクが向いています。
- 研修資料・動画をまとめて受講者に配布できる
- 受講者側のアカウント登録が不要で、利用開始までの手順を簡略化できる
- ダウンロード履歴で受講者ごとの受け取り状況を把握できる
- 大容量の録画・動画データにも対応できる（利用プランによる）
- 課題・レポートの提出を受け取る用途にも活用できる